घर, व्यवसाय, नौकरी आदि से संबंधित अनेक ऐसे प्रपत्र होते हैं, जिनके समय पर न मिलने से मन में झुंझलाहट उत्पन्न होने लगती है और कभी कभी तो एक वस्तु को खोजने में घंटों समय निकल जाता है। कभी-कभी तो ऐसा भी होता है कि काम पड़ने पर वह मिलती ही नहीं है और बाद में अपने-आप किसी दूसरी वस्तु को खोजते समय वह मिल जाया करती है।
- जब कोई आवश्यक प्रपत्र समय पर नहीं मिल पाता तो इतनी अधिक झुंझलाहट व तनाव उत्पन्न हो जाया करते हैं कि सिर दर्द उत्पन्न होकर शरीर को शिथिल कर डालता है। इन सब आकस्मिक झंझटों से बचने के लिए यह आवश्यक है कि कुछ उपायों को अपनाया जाए ताकि समय पर छोटे से छोटे कागजातों को ढूंढा जा सके और अनावश्यक तनावों से मुक्ति पाई जा सके।
- महत्वपूर्ण कागजातों को रखने के लिए फाइलें बना लें या फिर बड़े-बड़े लिफाफे बनाकर रख लें। उन फाइलों के ऊपर टेलीफोन, बिजली बिल, सर्टिफिकेट्स आदि नामांकित कर रख लें।
- महत्वपूर्ण कागजातों की फाइलों को एक साथ ही रखना चाहिए ताकि आवश्यकता पड़ने पर किसी भी प्रपत्र को एक ही जगह खोजा जा सके।
- जब भी उनसे कागजात निकाले जायें या कोई नवीन कागज उसमें रखने योग्य हो, बिना आलस्य किये उसे यथा स्थान फाइल में लगा कर रख देना चाहिए। थोड़ा सा आलस्य आपको परेशानी में डाल सकता है।
- व्यवसाय, नौकरी पेशा व्यक्ति व छात्रों को अपने कार्यों से संबंधित व शैक्षणिक प्रमाण पत्रों को क्रम से फाइलों में लगाकर रखना चाहिए ताकि आवश्यकता पड़ने पर उन्हें निकाला जा सके।
- सप्ताह में एक दिन अवकाश के समय कुछ समय निकालकर अपने आवश्यक कागजातों को सही फाइलों में लगा दें तथा अनावश्यक कागजों को नष्ट कर दें।
- जिन कागजातों का भविष्य में कोई काम न हो, उनका ढेर लगाना उचित नहीं होता। डाक से प्राप्त राजी-खुशी के पत्र, आमंत्रण-पत्र, बधाई पत्र, शुभकामना पत्रों का भविष्य में कोई काम नहीं होता। उनमें से आवश्यक तिथियों, फोन नम्बर, पतों आदि को डायरी में नोट करके उसकी नष्ट कर दीजिये।
- वाहन के लाइसेंस व बीमा के कागजातों की मूल प्रति फाइल में सलीके से लगाकर रख दें तथा उनकी छायाप्रति की एक कापी अपने वाहन में अवश्य ही रखें। ऐसा न करने से वाहन चेकिंग के समय अनेक परेशानियों को झेलना पड़ सकता है।
- जीवन में चिकित्सा संबंधी अनेक सलाहें चिकित्सक से लेनी ही पड़ती है, अत: चिकित्सकों का प्रेसक्रिप्शन, मेडिकल रिपोर्ट, टेस्ट-रिपोर्ट आदि को संभालकर एक ही फाइल में ऐसे स्थान पर रखना चाहिए, जहां से उसे बिना विलंब किए आवश्यकता पड़ने पर निकाला जा सके।
- जिन बिलों को भुगतान करना है, उन बिलों को आप ऐसे स्थान पर रखिए जहां पर आपकी नजर हमेशा पड़ती हो। इससे समय रहते बिलों का भुगतान करके अनावश्यक झंझटों से बचा जा सकता है।
- आज के समय में प्राय: हर व्यक्ति को इन्कम टैक्स अर्थात् आयकर अदा करना ही होता है, अत: इससे संबंधित आवश्यक कागजात एक अलग फाइल में लगाकर रखना चाहिए ताकि रिटर्न भरते समय किसी दिक्कत का सामना न करना पड़े।
- बच्चे के जन्म से संबंधित कागजात, जन्मपत्री, लग्नपत्री आदि को भी एक फाइल बनाकर उसमें रख दें। समय पड़ने पर इनका काम पड़ता है।
- पासबुक, चेकबुक, राशनकार्ड, पैन कार्ड, इलेक्शन आई कार्ड, आधार कार्ड, मकान से संबंधित कागजात, फिक्स डिपॉजिट आदि के मूल कागजातों को किसी छोटे से ब्रीफकेस में बंद करके रख दें। इनकी फोटो कापी फाइलों में रख लें ताकि आवश्यकता पड़ने पर पहले फोटो कॉपी को देखा जा सकता है।
- जिन कागजातों की बराबर आवश्यकता न हो, उनसे संबंधित मुख्य विवरणों को डायरी में नोट करके रख लेना चाहिए तथा उन कागजातों को सुरक्षित रख देना चाहिए। ओरिजिनल पेपर्स को बार-बार पलटते रहने से उनके फटने का डर रहता है।
- चूहे, दीमक, सीलन आदि से कागजातों को बचाने का आवश्यक उपाय करते रहना चाहिए। कुछ-कुछ दिनों पर उनको चेक करते रहना आवश्यक है।
- आवश्यक कागजात जीवन के सूत्रधार होते हैं, अत: उनको सुरक्षित रखने में थोड़ी-सी लापरवाही करने से अनेक प्रकार की परेशानियां उत्पन्न हो सकती हैं।
-आनंद कुमार अनंत
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